El archivo y la documentación.
Concepto de archivo: Archivar
significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo
lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida
posible cuando sea necesario.
Clases
de archivos:
Según
el grado o frecuencia de utilización:
•Archivos activos o
de gestión: recogen
documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
•Semiactivos: contienen
documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre
ellos el trabajo concreto.
•Inactivos: recoge
los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo
y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
•Según
el lugar de emplazamiento:
•Generales o centralizados: documentos
que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
•Descentralizados o parciales: se
encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden
ser:
•Departamentales o por secciones: en el
propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
•Personales: de cada puesto de trabajo para
que pueda ser de acceso inmediato a la persona que
trabaja con ellos.
Funciones del archivo.
•La principal función del archivo consiste
en la conservación
de documentos, ya que la Ley obliga a ello
estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser
requerida su presentación.
centro
activo de información que
permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.
•sirve como medio
de consulta cuando
se pretende indagar en las actuaciones del pasado
elemento
probatorio cuando
el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma
de hacerlo.
