viernes, 29 de abril de 2016

DOCUMENTACION DE PROCESOS.

INDICADORES DE GESTIÓN.

Son mediciones del desempeño de las variables que intervienen en los procesos y de las características de los productos que resultan de tales procesos, que se hacen con el fin de evaluar el éxito de la gestión y el logro de los objetivos.

TIPO DE INDICADORES.


INDICADORES DE EJECUCIÓN: Son los que aluden a resultados de la actividad. Pueden ser:
De economía: Nº recursos empleados/disponibles
De eficiencia: Valoran los recursos empleados en relación a los resultados concretos obtenidos
De eficacia: Comparan los resultados obtenidos con los previstos
De efectividad: Valoran el resultado global concreto con el previsto. 
INDICADORES DE PROCESO: Aluden a los procesos intermedios de la actividad. Pueden ser:
Estratégicos: Informan de qué factores externos influyen en el proceso de actividad
De Estructura: Valoran los recursos disponibles y los necesarios.
De Proceso: Evalúan cómo se desarrollan las actividades intermedias del proceso de gestión
De Resultado: Miden los resultados finales del proceso 

HOJA DE VIDA BÁSICA DE UN INDICADOR 


Contiene la siguiente información:
NOMBRE DEL INDICADOR: me indica que es lo que voy  a medir debe ser claro y conciso
FORMULA DEL INDICADOR:  descripción de los cálculos para obtener un valor numérico 
META :  es el punto de referencia para comparar los resultados obtenidos con los resultados esperado por la organización
PLAZO: frecuencias en la cual se va a recolecta las información

EJEMPLO

NOMBRE :   Índice de cobertura del proceso de inducción y reinducción
Formula:  (# funcionarios que recibieron inducción - reinducción / total funcionarios) *100 
Meta: 90%
Frecuencia: Semestral
  

NOMINA

La nómina es el documento que se entrega a los trabajadores donde aparece el detalle del salario que recibe, junto con las deducciones que se le practican de dicho salario, bien sea por descuentos obligatorios marcados por la legislación vigente, bien sea por otro tipo de descuentos como anticipos, o deducciones para seguros de salud.

CONCEPTOS BÁSICOS DEL MANEJO DE NOMINA.

HORA EXTRA: Hora extra es aquella hora que se trabaja adicional a las 8 horas diarias o a la jornada pactada entre la partes. Si en un día se trabajan 10 horas, y se ha pactado la jornada máxima legal (8 horas), entonces tendremos 2 horas extras, que son la que han superado el límite de las 8 diarias. Si la jornada pactada es de medio tiempo, es decir 4 horas diarias y se trabajan 6 horas, se tienen dos horas extra. Consulte: Horas extras en jornadas de medio tiempo.

  • Hora extra diurna La hora extra diurna es la que se labora entre las 6 de la mañana y las 10 de la noche y tiene un recargo del 25% sobre el valor ordinario. Por ejemplo, si la hora ordinaria cuesta $5.000 la hora extra diurna costará $6.250 (5.000x1.25). 
  • Hora extra nocturna
  • Si la hora extra es nocturna, es decir entre la 10 de la noche y las 6 de la mañana,  el recargo será del 75% sobre la hora ordinaria. Ejemplo: si la hora ordinaria cuesta $5.000 la hora extra nocturna costará $8.750 (5.000x1.75)
  • Recargo nocturno
  • Hace referencia al recargo que se debe pagar sobre la hora ordinaria, por el hecho de laborar en horas nocturnas. El recargo corresponde al 35% sobre la hora ordinaria según lo estipula el numeral 1 del artículo 168 del código sustantivo del trabajo. El recargo nocturno se paga después de las 10 de la noche hasta las 6 de la mañana, y corresponde al solo hecho de trabajar de noche, puesto que la jornada ordinaria se puede trabajar o bien de día o bien de noche, pero en este último caso se debe pagar un recargo del 35%. Consulte: Recargo nocturno.
  • Recargo dominical o festivo
  • Si un trabajador debe laborar un domingo o un festivo, debe reconocérsele un recargo del 75% sobre la hora ordinaria, por el sólo hecho de trabajar en esos días. Así lo dispone el artículo 171 del código sustantivo del trabajo. Hasta aquí se han expuesto los casos individuales, pero se puede dar una serie de combinaciones entre los diferentes conceptos.
  • Hora extra diurna dominical o festiva
  • Se puede dar también el caso de trabajar una hora extra diurna dominical o festiva, caso en el cual el recargo será del 100% que corresponde al recargo del 75% por ser dominical mas el recargo del 25% por ser extra diurna (75% + 25% = 100%).
  • Hora extra nocturna dominical o festiva  Si el trabajador labora una hora extra nocturna en un domingo o un festivo, el recargo es del 150%, que está compuesto por el recargo dominical o festivo que es del 75% mas el recargo por ser hora extra nocturna que es del 75%, suma que da un 150%.
  • Hora dominical o festiva nocturna
  • Si el trabajador, además de laborar un domingo o un festivo, labora en las noches, es decir, después de las 10 de la noche, el recargo es del 110%, el cual está compuesto por el recargo dominical del 75% mas el recargo nocturno que es del 35%, sumatoria que da el 110%.
SALARIO: Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.

PRESTACIONES SOCIALES: Las prestaciones sociales son los dineros adicionales al Salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante Contrato de trabajo por sus servicios prestados. Es el reconociendo a su aporte en la generación de ingresos y utilidad en la empresa o unidad económica.

  • Prima de servicios: Toda empresa debe pagar a cada empleado un salario mensual, del cual, quince días se deben pagar, por tardar el ultimo día del mes de junio y los restantes quince días en los primeros 20 días del mes de diciembre.
  • Cesantías: El trabajador tiene derecho a que se le pague un Salario mensual por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción de año trabajado




VINCULACION LABORAL

CONTRATO DE TRABAJO.

El Contrato es un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa y diremos que es laboral, cuando además de los elementos de cualquier contrato (capacidad de las partes para contratar, consentimiento, causa lícita, objeto lícito), concurran los elementos esenciales de que trata el artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo, que dice:

Elementos esenciales.

1.    Para que haya contrato de trabajo se requiere que concurran estos tres elementos esenciales:
d)    La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo;
e)    La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país; y,
f)    Un salario como retribución del servicio.
2.    Una vez reunidos los tres elementos de que trata este artículo, se entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razón del nombre que se le dé ni de otras condiciones o modalidades que se le agreguen”.

CAUSALES DE DESPIDO.

A. Por parte del empleador:

1.    El haber sufrido engaño por parte del trabajador, mediante la presentación de certificados falsos para su admisión o tendientes a obtener un provecho indebido.
2.    Todo acto de violencia, injuria, malos tratamientos o grave indisciplina en que incurra el trabajador en sus labores, contra el empleador, los miembros de su familia, el personal directivo o los compañeros de trabajo.
3.    Todo acto grave de violencia, injuria o malos tratamientos en que incurra el trabajador fuera del servicio, en contra del empleador de los miembros de su familia, o de sus representantes o socios, jefes de taller, vigilantes o celadores.
4.    Todo daño material causado intencionalmente a los edificios, obras, maquinarias y materias primas, instrumentos y demás objetos relacionados con el trabajo y toda grave negligencia que ponga en peligro la seguridad de las personas o de las cosas.
5.    Todo acto inmoral o delictuoso que el trabajador cometa en el taller, establecimiento o lugar del trabajo, o en el desempeño de sus labores.
6.    Cualquier violación grave de las obligaciones o prohibiciones especiales que incumben al trabajador, de acuerdo con los artículos 58 y 60 del Código Sustantivo del Trabajo, o cualquier falta grave, calificada como tal en pactos o convenciones colectivas, fallos arbitrales, contratos individuales o reglamentos.
7.    La detención preventiva del trabajador por más de treinta (30) días, a menos que posteriormente sea absuelto; o el arresto correccional que exceda de ocho (8) días, o aun por tiempo menor, cuando la causa de la sanción sea suficiente por sí misma para justificar la extinción del contrato.
8.    El que el trabajador revele los secretos técnicos o comerciales o dé a conocer asuntos de carácter reservado, con perjuicio de la empresa.
9.    El deficiente rendimiento en el trabajo, en relación con la capacidad del trabajador y con el rendimiento promedio en labores análogas, cuando no se corrija en un plazo razonable, a pesar del requerimiento del empleador.
10.    La sistemática inejecución, sin razones válidas, por parte del trabajador, de las obligaciones convencionales o legales.
11.    Todo vicio del trabajador que perturbe la disciplina del establecimiento.
12.    La renuencia sistemática del trabajador a aceptar las medidas preventivas, profilácticas o curativas, prescritas por el médico del empleador o por las autoridades para evitar enfermedades o accidentes.
13.    La ineptitud del trabajador para realizar la labor encomendada.
14.    El reconocimiento al trabajador de la pensión de jubilación o invalidez estando al servicio de la empresa, y
15.    La enfermedad contagiosa o crónica del trabajador, que no tenga carácter de profesional, así como cualquier otra enfermedad o lesión que lo incapacite para el trabajo, cuya curación no haya sido posible durante ciento ochenta días. El despido por esta causa no podrá efectuarse sino al vencimiento de dicho lapso y no exime al empleador de las prestaciones e indemnizaciones legales y convencionales derivadas de la enfermedad.
En los casos de los numerales 9 a 15 de este artículo, para la terminación del contrato, el empleador deberá dar aviso al trabajador con anticipación no menor de quince (15) días.

B) Por parte del trabajador:

1.    El haber sufrido engaño por parte del empleador, respecto de las condiciones de trabajo.
2.    Todo acto de violencia, malos tratamientos o amenazas graves inferidas por el empleador contra el trabajador o los miembros de su familia, dentro o fuera del servicio, o inferidas dentro del servicio por los parientes, representantes o dependientes del empleador con el consentimiento o la tolerancia de éste.
3.    Cualquier acto del empleador o de sus representantes que induzca al trabajador a cometer un acto ilícito o contrario a sus convicciones políticas o religiosas.
4.    Todas las circunstancias que el trabajador no pueda prever al celebrar el contrato, y que pongan en peligro su seguridad o su salud, y que el empleador no se allane a modificar.
5.    Todo perjuicio causado maliciosamente por el empleador al trabajador en la prestación del servicio.
6.    El incumplimiento sistemático sin razones válidas por parte del empleador, de sus obligaciones convencionales o legales.
7.    La exigencia del empleador, sin razones válidas, de la prestación de un servicio distinto, o en lugares diversos de aquel para el cual se le contrató, y
8.    Cualquier violación grave de las obligaciones o prohibiciones que incumben al empleador, de acuerdo con los artículos 57 y 59 del Código Sustantivo del Trabajo, o cualquier falta grave calificada como tal en pactos o convenciones colectivas, fallos arbitrales, contratos individuales o reglamentos.
Parágrafo. La parte que termina unilateralmente el contrato de trabajo debe manifestar a la otra, en el momento de la extinción, la causal o motivo de esa determinación. Posteriormente no pueden alegarse válidamente causales o motivos distintos”.

SERVICIO AL CLIENTE


PIRÁMIDE DE MASLOW.

En 1943, Maslow formuló A Theory of Human Motivation, teoría en la que define una jerarquía de necesidades humanas y argumenta que a medida que los individuos van satisfaciendo las necesidades más básicas, los individuos desarrollan necesidades y deseos más elevados.
Estas necesidades se agrupan en distintos niveles formando una pirámide según acompaña al post de tal manera que las necesidades situadas en la parte superior de la pirámide sólo requieren nuestra atención cuando tenemos satisfechas las necesidades más básicas o aquellas que se colocan en la parte inferior de la pirámide.

NECESIDADES DE LA PIRÁMIDE.

  • Necesidades básicas: En las necesidades básicas se incluyen las necesidades fisiológicas básicas para mantener la vida humana y la supervivencia de la especie. En estas necesidades básicas encontramos las funciones básicas de alimentación, respiración e hidratación así como las necesidades internas para regular la temperatura y el pH.
  • Necesidades de seguridad y protección Una vez cubiertas y compensadas las necesidades básicas, en los individuos aparecen las necesidades de seguridad y protección. En estas necesidades, se desarrollan también conceptos que acotan y ponen límites. Pensemos por ejemplo en la seguridad física, en la salud de los individuos, en la necesidad de cobertura del empleo, mantenimiento de ingresos u obtención de recursos.
  • Necesidades de afiliación y afecto Dentro del tercer nivel, se encuentra el desarrollo afectivo de las personas y los niveles relacionales de la sociedad. Encontramos como necesidades de este nivel la asociación, la participación en colectivos, el sentimiento de sentirse aceptado en integrado entre otras.
  • Necesidades de estima Maslow describió dos tipos de necesidades de estima, un alta y otra baja. La estima alta concierne a la necesidad del respeto a uno mismo, el cuidado de nuestro yo y las necesidades de comunicación interna y auto comprensión que los individuos tenemos sobre nosotros mismos. Dentro de estos sentimientos propios nos encontramos con la confianza, competencia, maestría, logros, independencia y libertad.
    La estima baja concierne al respeto de las demás personas y a la traslación de las necesidades de estima alta al resto de interacciones sociales. Maslow situa en esta escala la necesidad de atención, aprecio, reconocimiento, reputación, estatus, dignidad, fama, gloria, e incluso dominio sobre el resto de los individuos.
  • Auto realización o auto actualización Este último nivel es algo diferente y Maslow utilizó varios términos para denominarlo a lo largo de toda su vida tales como "motivación de crecimiento", "necesidad de ser" y "auto

    realización". En este nivel se encuentran las necesidades más elevadas, se hallan en la cima de la jerarquía, y a través de su satisfacción, se encuentra un sentido a la vida mediante el desarrollo potencial de una actividad.
    Para alcanzar este nivel, todos los individuos necesitan alcanzar y completar hasta el mejor punto posible, el resto de niveles y necesidades inferiores.

ANALISIS DE CARGO

ANÁLISIS DE CARGO.




Análisis de cargo, procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas. Proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que mas tarde se utilizaran para desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones de los mismos. Es el proceso para determinar y ponderar los elementos y las tareas que integran un puesto dado. Evalúa la complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado de certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. Responde a una necesidad de la empresa para organizar eficazmente los trabajo de esta, conociendo con precisión lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien. Es importante resaltar que esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que los desempeñan. Este análisis debe incluir:

  • Requisitos intelectuales.
  • Requisitos físicos.
  • Responsabilidades implícitas.
  • condiciones de trabajo.

DESCRIPCIÓN DE CARGO.

La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial.


IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIÓN DE CARGO.

  • Permite a la Gestión de Talento Humano establecer políticas y estrategias dentro de los diferentes sub sistemas del recurso humano, tales como en selección, adiestramiento, desarrollo, evaluación, entre otros.
  • Es de gran utilidad porque permite establecer la forma de estructura organizacional requerida para la organización.
  • Proporciona gran cantidad de información sobre los cargos de la organización y de esta manera los procesos reduce los niveles de incertidumbre, por lo tanto el riesgo a errores son menores.




martes, 26 de abril de 2016

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMAS DE INFORMACIÓN.


Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones.

ACTIVIDADES DEL SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

  • ·         Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
  • ·         Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
  • ·         Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
  • ·         Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficados y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida.

  • ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.


Algunos de los elementos que conforman un sistema de información son los siguientes:

  • ·         Administrativos: Es la estructura orgánica de objetivos, lineamientos, funciones, procedimientos, departamentalización, dirección y control de las actividades; que sustenta la creación y uso de los sistemas.
  • ·         Humanos: Está compuesto por dos grupos: El técnico, que posee los conocimientos especializados en el desarrollo de sistemas, siendo estáoslos: Administradores, Líderes de Proyecto, Analistas, Programadores, Operadores y Capturistas. El usuario, representado por las personas interesadas en el manejo de información vía cómputo.
  • ·         Materiales: Son aquellos elementos físicos que soportan el funcionamiento de un sistema de información, por ejemplo: local de trabajo, instalaciones eléctricas y de aire acondicionado, medios de comunicación, mobiliario, maquinaria, papelería, etc.
  • ·         Tecnológicos: Es el conjunto de conocimientos, experiencias, metodologías y técnicas; que orientan la creación, operación y mantenimiento de un sistema.


LA OBSERVACION

LA OBSERVACIÓN.

La observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor numero de datos. Gran parte del acervo de conocimientos que constituye la ciencia a sido lograda mediante la observación.

INSTRUMENTOS DE LA OBSERVACIÓN.


Guía de observación: Es un documento que permite encausar la acción de observar ciertos fenómenos. Esta guía, por lo general, se estructura a través de columnas que favorecen la organización de los datos recogidos.
Lista de frecuencias: Las Tablas de frecuencias son herramientas de Estadística donde se colocan los datos en columnas representando los distintos valores recogidos en la muestra y las frecuencias (las veces) en que ocurren.
Lista de chequeo: Informa de la presencia o ausencia de una determinada competencia, pero no indica la frecuencia con la que se produce ni la calidad de la misma.
Escala de estimación: Esta escalas se pueden utilizar en la evaluación de múltiples aspectos, de la actividad de investigación, son de fácil interpretación y los ítems, han de estar ordenados según criterios lógicos  
Lista de chequeo: Informa de la presencia o ausencia de una determinada competencia, pero no indica la frecuencia con la que se produce ni la calidad de la misma.
Escala de estimación: Esta escalas se pueden utilizar en la evaluación de múltiples aspectos, de la actividad de investigación, son de fácil interpretación y los ítem, han de estar ordenados según criterios lógicos .

TIPOS DE OBSERVACIÓN.


Observación participante: La observación es participante cuando para obtener los datos el investigador se incluye en el grupo, hecho o fenómeno observado, para conseguir la información "desde adentro".
Observación no participante: es aquella en  la cual se recoge la información desde afuera, sin intervenir para nada en el grupo social, hecho o fenómeno investigado. Obviamente, La gran mayoría de las observaciones no son participantes.
Observación estructurada: Observación estructurada es en cambio, la que se realiza con la ayuda de elementos técnicos apropiados, tales como: fichas, cuadros, tablas, etc., por lo cual se los la denomina observación sistemática.
Observación no estructurada: Observación no Estructurada llamada también simple o libre, es la que se realiza sin la ayuda de elementos técnicos especiales.
Observación de campo: La observación de campo es el recurso principal de la observación descriptiva; se realiza en los lugares donde ocurren los hechos o fenómenos investigados. La investigación social y la educativa recurren en gran medida a esta modalidad.
Observación de laboratorio: La observación de laboratorio se entiende de dos maneras: por un lado, es la que se realiza en lugares pre-establecidos para el efecto tales como los museos, archivos, bibliotecas y, naturalmente los laboratorios; por otro lado, también es investigación de laboratorio la que se realiza con grupos humanos previamente determinados, para observar sus comportamientos y actitudes.
Observación individual: Observación Individual es la que hace una sola persona, sea porque es parte de una investigación igualmente individual, o porque, dentro de un grupo, se le ha encargado de una parte de la observación para que la realice sola.
Observación de equipos: en cambio, esta se da por varias personas que integran un equipo de trabajo, que investigan un mismo fenómeno, esta se puede dar de varias maneras:       Cada individuo observa una parte o aspectos del todo, todos observan lo mismo para luego analizar los datos, todos asisten pero hacen trabajos diferentes o aplican distintas técnicas.

VENTAJAS.

Nos permite registrar el hecho cuando esta ocurriendo logrando así, que este se registre con mayor espontaneidad.
Hacer posible obtener la información del comportamiento tal y como ocurre.
Todos los fenómenos se pueden analizar en su totalidad.
Puede ser utilizada en cualquier tipo de investigación y cualquier área del saber.


DESVENTAJAS.

A veces es imposible predecir un suceso como para poder observarlo.
La observación dura solamente lo que dura el proceso.
Se puede dar la "ecuación personal" o proyección del observador sobre el observado
Es necesario adquirir la capacidad de distinguir entre los hechos observados y la interpretación de esos hechos
Influencia del observador sobre la situación motivo de investigación.
Existe el peligro de realizar generalizaciones no válidas a partir de observaciones parciales.

IMPORTANCIA DEL MANEJO DE ARCHIVO


El archivo y la documentación.


Concepto de archivo:  Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

Clases de archivos:

Según el grado o frecuencia de utilización:
Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
Según el lugar de emplazamiento:
Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones: en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
Personales: de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

Funciones del archivo.

La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.
centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.
sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado
elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

INDUCCION


IMPORTANCIA Y PROPÓSITOS DE LA INDUCCIÓN.


El proceso de inducción es fundamental dentro de las organizaciones para dar la 
“bienvenida” a los colaboradores a su nuevo lugar de trabajo y en este influyen los 
procesos de socialización y la cultura organizacional. Aquí se busca integrar a los 
empleados de la mejor manera brindándoles la información más veraz y oportuna 
para que así se adapten mejor.

PROPÓSITOS DE LA INDUCCIÓN. 

  • Reducir los Costos Iniciales 
  •  Reducir el Nivel de Ansiedad del Nuevo Empleado 
  •  Reducir Rotación 
  • Ahorrar tiempo de supervisores y compañeros de trabajo. 
  • Integración realista de los valores de la empresa con los del nuevo trabajador facilitando el compromiso de éste con la empresa, sus valores y objetivos.

HERRAMIENTAS PARA LA INDUCCIÓN.


El Sistema de Inducción en sí, se vale de múltiples recursos y herramientas, es 
necesario que con la debida antelación, se definan las características del Sistema de 
Inducción, es decir las etapas, la duración de cada una de estas, así como las 
actividades y recursos que se utilizarán para su ejecución. Entre las herramientas más 
frecuentes se utiliza: 


 Entrevistas:   Que se realizan previas a la contratación; aquí se da a conocer las 
generales de la empresa. Una vez contratada la persona, también se realizan 
entrevistas para darle a conocer más a fondo sus funciones, obligaciones, 
beneficios, inquietudes, etc. Aquí se tratan funciones específicas del cargo. 

diferentes actividades que desempeñara y además de ciertos aspectos 

 Charlas: Estas pueden ser dictadas por la gerencia y/o supervisores, asimismo 
cuando es un grupo y para dar a conocer aspectos generales cuando se trata 
de diferentes cargos. 

 Compañeros guías y/o mentores: Es conveniente que la jefatura inmediata 
designe un funcionario de su unidad, departamento u oficina, con el propósito 
de que contribuya a orientar el trabajo específico del empleado. A este 
funcionario se le denominará "Compañero guía”. La mentoría hace referencia 
a lo mismo y hace hincapié que los empleados con el apoyo de mentores se 
adaptan más rápido a su nueva compañía y hace que amen trabajar en 
asignaciones más desafiantes. 

Vídeos, folletos, trípticos: Estos contienen información de la empresa. 

Manual de inducción: Consta de la información necesaria y fundamental que 
debe ser conocida por el personal nuevo; este puede ayudar a mejorar la 
adaptación de los colaboradores.

BIENESTAR LABORAL



Bienestar Laboral



Es un proceso permanente, orientado a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del Colaborador, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así como elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación con el servicio que ofrece.


PARA QUE DESARROLLAR UN PROGRAMA DE BIENESTAR

Partiendo de la base de que los programas de Bienestar y Estímulos a los servidores públicos dan cumplimiento a los lineamientos establecidos por la administración pública nacional, y de que dichos programas permiten reconocer la gestión y así mismo mejorar la calidad de vida de los servidores y sus familias, se pueden considerar que tienen de igual manera importantes beneficios al interior de las organizaciones del sector educativo:

  •          Dignificar y profesionalizar al personal al servicio de la educación.
  •        Fortalecer la identidad profesional de los maestros y los directivos docentes
  •          Generan en los servidores docentes y directivos docentes, un sentido de pertenencia y cultura del servicio, mediante el reconocimiento de sus logros como aporte a la institucionalidad y a la sociedad.
  •         Generan actitudes a partir de las cuales los servidores se sientan comprometidos e identificados con los valores, principios y objetivos del sistema educativo nacional.
  •          Fortalecen la integración del servidor público y su familia a la cultura organizacional de las entidades y del sector.
  •          Restituyen al servidor público su capacidad de servir tanto al gobierno y la administración como a la comunidad, para afirmar su convicción y certeza en la continuidad y pertinencia de su gestión.
  •       Convalidan la certeza de que toda inversión pública en el bienestar de los servidores, redundará siempre en beneficios y bienestar público para todos.
  •  Atienden la necesidad de trabajar en las capacidades intelectuales de los docentes.
  •  Permiten una mayor estabilidad laboral, al generar mejores condiciones de trabajo. 


¿Que actividades podemos realizar en un plan de bienestar?

  • Desarrollo de Carrera
  • Educación Formal
  • Clima Organizacional
  • Desvinculación
  • Recreación y Cultura
  • Incentivos
  • Solución de Conflictos